Nota Fiscal de Serviço Eletrônica: tudo o que você precisa saber

16 de março de 2018
Nota Fiscal de Serviço Eletrônica

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica surgiu para facilitar os procedimentos fiscais, já que ela é digital, ou seja, tudo pode ser feito pela internet. 

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Porém, a emissão do documento ainda gera muita dor de cabeça em gestores dos mais variados segmentos, seja ERP, marketplace, SaaS ou qualquer outro tipo de negócio. E não é à toa.

Apesar da modernização dos processos, a NFS-e ainda apresenta uma série de desafios.

Estamos falando de legalização - um assunto bem complexo, principalmente se considerarmos que o Brasil possui um dos sistemas fiscais e tributários mais burocráticos do mundo. 

Além disso, existem diversos termos e conceitos que precisam ser compreendidos - mesmo que basicamente - para que você saiba como funciona o processo de emissão de NFS-e.

Você não precisa entender a fundo, já que é fundamental ter o apoio do seu contador, mas é importante estar por dentro desses assuntos.

Então, para te ajudar nessa missão, criamos esse Guia da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica com tudo o que você deve saber! Confira!

O que é Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)?

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, como o próprio nome diz, deve ser utilizada quando há prestação de serviço de qualquer natureza, como clínicas médicas, escolas, academias e consultorias em geral.  

Sendo assim, esse é um documento que formaliza a transação entre comprador e vendedor, seja no ambiente físico ou no digital. A NFS-e ainda pode ser utilizada como recibo e tem validade jurídica e fiscal.

Com o surgimento do modelo eletrônico, não é necessário mais gerar a nota em papel. Isso representa uma economia significativa com material físico, gráfica, estoque e espaço para armazenamento.

No caso da NFS-e, a emissão é realizada pelo site da prefeitura do município em que a empresa prestadora está sediada. A maioria das cidades brasileiras já aderiu ao documento digital e outras estão implantando gradativamente.

Além da NFS-e, há outros tipos bastante utilizados no Brasil, como a Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e) e a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e).

Basicamente, a primeira é utilizada para a venda de produtos físicos e a segunda para substituir o cupom fiscal no comércio.

Quais são os benefícios da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica?

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) traz diversos benefícios para o seu negócio, como:

  • Redução de custos com compra de papéis, armazenamento e gráfica;
  • Simplifica os processos burocráticos e tributários;
  • Possui validade jurídica e fiscal;
  • Permite que as transações sejam realizadas com segurança;
  • Permite a automatização da emissão;
  • Diminui as chances de erro por evitar tarefas muito repetitivas;
  • Dispensa a necessidade de uma pessoa ou até mesmo de um setor para atuar exclusivamente com a emissão de nota fiscal;
  • Melhora o controle do seu negócio, já que é possível visualizar relatórios das notas emitidas, de acordo com as suas vendas;
  • Permite integração com o seu meio de pagamento (com a utilização de um software inteligente, como o eNotas Gateway);
  • Permite integração via API REST (com a utilização de um software inteligente, como o eNotas Gateway);
  • Possibilita integração até mesmo em cidades que não contam com essa facilidade (com a utilização de um software inteligente, como o eNotas Gateway). 

Quem deve emitir NFS-e?

Antes de falarmos exclusivamente da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, é importante ressaltar que toda empresa que comercializa produto ou serviço tem a obrigação de emitir nota fiscal. Isso só não acontece quando há isenção por lei, algo que é bem raro. 

No caso da NFS-e, ela deve ser utilizada quando há alguma prestação de serviço, independentemente do tamanho, regime tributário e tipo do negócio.

Sendo assim, empresas do Simples Nacional, Empresa de Pequeno Porte (EPP), Lucro Real, Lucro Presumido, MEI (em alguns casos) e até mesmo pessoa física devem emitir o documento fiscal.

Quem vende pela internet, geralmente, utiliza a NFS-e. Veja alguns exemplos:

  • Marketplaces
  • ERP/Sistemas de gestão em geral
  • Empresas SaaS
  • Venda de cursos online
  • Venda de vídeo-aulas
  • Venda de webinars
  • Venda de congressos online
  • Eventos em geral

Além desses, quem presta serviço no ambiente offline também deve emitir a NFS-e, como:

  • Clínicas veterinárias
  • Clínicas médicas
  • Academias
  • Faculdades
  • Cursinhos
  • Oficinas

Atenção: se você não emitir as notas fiscais do serviço prestado, corre o risco de ser penalizado com juros e multas. Além disso, é sempre importante lembrar que sonegação de impostos é crime, podendo levar o responsável (em casos extremos) até a ser preso. 

Como emitir Nota Fiscal de Serviço?

A NFS-e é emitida pelo site da prefeitura do município em que a empresa prestadora está sediada.

O principal desafio nesse sentido é que não há um modelo padrão, ou seja, cada prefeitura pode exigir as informações que julgar necessárias, como certificado digital, login e senha e muito mais. Isso varia de prefeitura para prefeitura.

Para começar, você deve entrar no site do órgão municipal, fazer o seu cadastro, da sua empresa e do seu contador.

Depois, é seguir os passos para emitir cada Nota Fiscal de Serviço manualmente, ou seja, toda vez que precisar emitir o documento terá que fazer esse processo.

Porém, você pode automatizar a emissão de NFS-e por meio de software inteligente e prático, como o eNotas Gateway. Vamos explicar melhor como funciona ao longo desse texto.

Como calcular os impostos da NFS-e?

Os impostos que você vai pagar sobre cada Nota Fiscal de Serviço Eletrônica emitida vai depender do seu regime tributário.

Por exemplo, se a sua empresa for do Simples Nacional, é uma alíquota, se for de Lucro Presumido é outra. 

É importante lembrar que houve mudanças significativas no Simples Nacional a partir de 2018. Então, é preciso se atentar a cada uma delas para fazer os cálculos dos seus impostos.

Leia mais: Como fazer o pagamento dos impostos do Simples Nacional?

Lembre-se: é imprescindível ter o apoio do seu contador para lidar com todas as exigências legais da sua empresa.

Como cancelar uma NFS-e?

Pode ser que você passe por algumas situações, como chargeback, reembolso ou garantia incondicional, e precise cancelar a NFS-e a fim de não pagar impostos desnecessários.

Você pode fazer isso manualmente pelo site da prefeitura. Depois, é preciso aguardar para ver se ela vai autorizar o cancelamento.

Outra maneira mais eficaz é fazer isso automaticamente por meio de um sistema de NFS-e eficiente. O eNotas Gateway, por exemplo, solicita o cancelamento automaticamente à prefeitura. Também é possível selecionar a NFS-e a ser cancelada dentro do nosso sistema.

Atenção: o cancelamento depende exclusivamente da prefeitura. Portanto, ela poderá autorizar ou rejeitar o pedido.

Além disso, cada prefeitura possui suas próprias regras e prazos para cancelamento de nota fiscal. Algumas permitem que você cancele o documento em até 24 horas e outras nem permitem essa ação. 

Quais termos você deve conhecer para emitir NFS-e?

A emissão de NFS-e ainda é algo complexo e que envolve diversos fatores. Então, para que você não tenha problemas na legalização da sua empresa, é importante conhecer alguns termos comuns desse mercado - mesmo que basicamente.

1. Certificado Digital

O certificado digital é o que representa a identidade de uma pessoa física ou jurídica na hora de emitir uma Nota Fiscal Eletrônica ou até mesmo ao assinar um contrato digital. Ele tem validade jurídica e fiscal.

Esse dispositivo garante segurança e integridade aos dados na hora de emitir uma NFS-e. Vale ressaltar que não todas as prefeituras que exigem o certificado digital, mas é essa é a realidade da maioria delas.

No caso da Nota Fiscal de Serviço, a prefeitura vai verificar se as informações são corretas e verdadeiras.

Existem dois modelos de certificado digital: o A1 e o A3.

O A1 é um arquivo digital, instalado na máquina ou diretamente no emissor de NFS-e, como o eNotas Gateway, e tem validade de 1 ano.

Já o A3 é um dispositivo físico ou token, semelhante a um pen drive. Esse tem validade de 1 a 3 anos, porém deve estar sempre acoplado ao seu computador para que seja utilizado.

Como especialistas em emissão de nota fiscal, recomendamos o uso do certificado digital A1. Ele garante segurança, praticidade e permite que o processo de emissão de NFS-e seja totalmente automatizado, o que não é possível com o A3.

Importante: Se a sua empresa for do Simples Nacional, o eNotas Gateway emite NFS-e sem certificado digital em várias cidades, como São Paulo, São Bernardo do Campo e Santo André.

2. RPS

O Recibo Provisório de Serviços (RPS) é um documento utilizado quando ocorre algum problema para gerar a nota fiscal, como falta de luz ou de internet.

Ele é muito usado por hotéis, academias, escolas e estacionamentos, já que, geralmente, o cliente não pode esperar pelo documento.

Dessa forma, o RPS serve como uma alternativa à geração de NFS-e, já que é entregue ao cliente de forma ágil.

Porém, ele não substitui a Nota Fiscal de Serviço, é apenas uma solução em casos de emergência. Sendo assim, o RPS deve ser convertido em nota fiscal dentro do prazo estabelecido por cada prefeitura.

Atenção: não são todas as prefeituras que permitem o uso do RPS e algumas ainda exigem que a geração da NFS-e seja imediata. Além disso, não há um modelo padrão no país, isso depende de cada órgão municipal.

O RPS é numerado e deve ser impresso em duas vias: uma para a sua empresa e outra para o seu cliente.

3. Data de competência e data de emissão

É bem comum que gestores e empreendedores em geral tenha dúvidas sobre a data de competência e data de emissão da NFS-e.

A data de competência é o dia em que o serviço foi efetivamente prestado. Essa é uma particularidade que varia de prefeitura para prefeitura, mas a maioria delas trabalha com essa data. 

Sendo assim, é possível enviar uma nota fiscal à prefeitura agora, mas com uma data de competência anterior, ou seja, do mês passado, por exemplo.

Há alguns casos em que o órgão municipal permite a diferença de apenas 10 dias entre a data de emissão e a data de competência. Portanto, apenas dentro do próprio mês.

Principalmente quem oferece o serviço de emissão de NFS-e ao seus clientes de forma automática, precisa se preocupar com a data de competência, já que há um volume significativo de notas e integra com vários tipos de sistemas.

Já a data de emissão corresponde ao exato momento em que a NFS-e foi enviada para o sistema da prefeitura. Essa informação não pode ser alterada. 

Quando o órgão municipal não trabalha com data de competência, apenas a data de emissão é considerada.

4. XML

O XML é a versão digital da nota fiscal eletrônica. Ele segue o padrão nacional de escrituração fiscal, portanto, pode ser utilizado em todo o Brasil com segurança.

Quando alguma compra é realizada, o cliente, normalmente, recebe uma nota fiscal em formato XML, que pode ser convertido em PDF.

A legislação vigente obriga que as notas fiscais devem sejam armazenadas por 5 anos. Isso serve para garantia ou troca de produtos ou serviço e quando há um fiscalização da Receita Federal.

Os arquivos XML não precisam ser impressos, já que o processo foi criado para diminuir custos com papel e demais fatores que envolvem os procedimentos físicos.

Quais são os desafios da emissão de NFS-e?

Apesar do modelo eletrônico ter revolucionado as operações fiscais no Brasil, muitos gestores ainda lidam com dificuldades que atrapalham o processo e que podem gerar alguns prejuízos.

Veja os principais desafios da emissão de NFS-e:

1. Instabilidades na prefeitura

É bem que comum que os sites das prefeituras apresentem instabilidades, principalmente no início e fim do mês - devido ao alto volume de documentos a ser gerados.

Esse é um grande problema e infelizmente acontece até mesmo em municípios mais estruturados. A prefeitura de São Paulo já ficou mais de 24 horas fora do ar. Imagina o prejuízo que isso pode causar para a sua empresa?

Você corre o risco de perder a data de competência ou a data de emissão e ter que arcar com altos juros e multas. A recomendação é nunca deixar a emissão para a última hora, mas sabemos que às vezes isso acontece.

Então, como resolver essa questão? Um emissor automático de NFS-e, como o eNotas Gateway, absorve essas instabilidades e você nem fica sabendo se algum problema ocorrer. O software faz diversas tentativas até que a sua nota fiscal seja emitida. 

2. Variação do serviço prestado

Se você tiver uma empresa SaaS e prestar mais de um serviço - algo que é bem comum - é preciso adequar a nota fiscal à cada atividade realizada.

Sendo assim, se você fizer essa tarefa manualmente, será preciso acompanhar o código de identificação do serviço municipal para que a NFS-e seja emitida corretamente.

Importante: isso deve ser feito para cada venda processada para que você não declare um serviço errado.

Outro desafio é em relação às empresas do Simples Nacional. É comum que as prefeituras exijam a alíquota que corresponde à faixa de impostos na nota fiscal.

Antes das mudanças do Simples Nacional, isso poderia até ser algo trivial. O problema é que, com as alterações, pode ser que o seu encargo mude mensalmente. Sendo assim, é preciso atualizar essa informação mensalmente.

3. Retenção de ISS

Em determinados casos, pode ser que a prefeitura reivindique a retenção do ISS. Isso depende das particularidades do seu negócio, do serviço prestado e da localização da sua sede e do seu cliente.

Também é comum a exigência de um cadastro local no CPOM (Cadastro de Empresas Fora do Município), de acordo com as características do negócio.

Se você não fizer esse cadastro, o cliente pode não pagar o total do serviço e ainda descontar o imposto, por exemplo.

4. Falta de integração automática

É comum que algumas prefeituras não permitam que a nota fiscal eletrônica de prestação de serviços seja emitida automaticamente. Isso é um grande empecilho que pode atrapalhar a evolução do seu negócio, já que será preciso fazer a tarefa manualmente.

Porém, o mercado já oferece uma solução para esse problema. Se você utilizar um software eficiente de emissão de NFS-e, você não precisa se preocupar com essa questão.

O eNotas Gateway, por exemplo, gera os documentos automaticamente até mesmo em prefeituras que não possuem integração via webservice, como Joinville, Santana de Parnaíba, Barueri, Valinhos ou Tubarão.

Além disso, o sistema utiliza uma API REST simples e única. Dessa forma, a exata mesma integração funciona em São Paulo, Brasília, Campinas, Caxias do Sul - sem nenhuma adaptação.

Outro ponto importante é em relação ao certificado digital, que é obrigatório em muitas prefeituras. Se a sua empresa for optante do Simples Nacional, o eNotas Gateway consegue gerar os documentos sem certificado digital em inúmeras cidades, como São Paulo, São Bernardo do Campo, Guarulhos, Santo André, Florianópolis e várias outras.  

5. Mudanças sem aviso prévio

Outro problema enfrentado por muitos empreendedores é em relação às mudanças nos sistemas das prefeituras. Infelizmente, é comum que elas ocorram sem aviso prévio, principalmente quando há mudança na gestão municipal, ou seja, quando entra um novo prefeito.

Dessa forma, você e a sua equipe precisam compreender novamente as documentações utilizadas para conseguir emitir a NFS-e corretamente.

Inclusive, há casos em que a prefeitura opta por substituir totalmente o sistema. Assim, você precisa integrar novamente do zero.

6. Permissão ou não do uso de RPS

O RPS (Recibo Provisório de Serviço) é um documento que permite a entrega da nota fiscal ao comprador, caso aconteça algum imprevisto, como a falta de internet ou de energia.

Assim, o cliente não precisa aguardar a geração do seu documento fiscal pela prefeitura. O RPS é um facilitador em muitos casos, porém “nem tudo são flores”.

Algumas prefeituras não permitem o uso do RPS, outras determinam que se utilize um modelo próprio municipal e outras nem sabem o que é isso.

Por que automatizar a emissão de NFS-e da sua empresa?

Como mostramos acima, a emissão de NFS-e é repleta de desafios e o principal motivo disso é por não existir um modelo padrão no país.

Então, para que a sua empresa não se complique com o Fisco, o ideal é automatizar esse processo. Assim, você não precisa compreender as particularidades de cada prefeitura e realmente tem tempo para focar no que mais importa para o seu negócio.

Se você precisa emitir NFS-e a partir de um sistema de gestão (ERP) ou de qualquer outro, é importante adotar uma maneira inteligente e eficiente para fazer isso.

O eNotas Gateway, por exemplo, oferece um canal único de comunicação 100% automático com centenas de prefeituras e Sefaz em todo o Brasil.

Com uma simples API REST (webservice /JSON/XML), a mesma integração funciona em São Paulo, Brasília, Campinas, Caxias do Sul, Barueri, Joinville, Santana de Parnaíba e várias outras - sem nenhuma adaptação.

Principais benefícios para a sua empresa

  • O processo de automatização de NFS-e permite que você consiga focar no seu core business, já que não precisa ser especialista em ABRASF, Nota Control ISSNet, DSF, Ginfes e tantos outros sistemas utilizados pelas prefeituras.
  • O software absorve as instabilidades da prefeitura e faz diversas tentativas até que a sua nota fiscal seja emitida. Portanto, se algum problema ocorrer, você nem fica sabendo.
  • A mesma integração funciona em diversas prefeituras sem adaptação nenhuma.
  • Você não precisa ler as documentações e compreender como cada prefeitura funciona, nem precisa saber se ela disponibiliza webservice e como ele atua.
 

Conclusão

O objetivo desse conteúdo foi explicar cada ponto que envolve a emissão de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica. São diversos fatores que fazem com que esse processo ainda seja bem complexo e burocrático, infelizmente. 

Portanto, para quem vende em escala e não quer perder tempo em compreender como cada prefeitura funciona, a melhor solução é automatizar esse processo com um emissor de NFS-e inteligente.

Assim, independentemente do tipo do seu negócio, seja ERP, sistema de gestão, marketplace, SaaS ou qualquer outro, você vai ter tempo para focar no seu core business a fim de oferecer um melhor serviço e produto para os seus clientes.

Vale ressaltar que é fundamental contar com o apoio do seu contador, já que ele é o profissional responsável pela gestão fiscal da sua empresa. Tenha ele como o seu braço direito!

Agora que você conheceu a fundo como funciona a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, é hora de saber como o eNotas Gateway pode fazer o seu negócio chegar em um outro nível. Aproveite para conhecer algumas prefeituras integradas ao nosso sistema agora mesmo! 

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